ALGEMENE VOORWAARDEN

Algemene voorwaarden

De contractant is de LEI Register groepsmaatschappij die actief is in het land waar de klant verblijft. Als er geen LEI Register groepsmaatschappij actief is in het land waar de klant woont, dan is het LEI Register OU (LEI-code 894500SMOMUFH0UZXT46). De LEI Register groep is werkzaam in België onder het handelsmerk LEI Register België. LEI Register is een LEI-registratieagent. LEI Register België werkt samen met de GLEIF-gecertificeerde LOU RapidLEI (Ubisecure Oy), LEI-code 529900T8BM49AURSDO55.

LEI Register groepsmaatschappijen:

LEI Register OU
Adres: Uus tn 21-2, 10111, Tallinn, Estland
E-mail: [email protected]

LEI Kode ApS
Adres: Øllgårdsvej 5, 2630, Taastrup, Denemarken
E-mail: [email protected]

LEI Register India Private Limited
Adres: 15a, 4e verdieping, City Vista, Tower A Fountain Road, Kharadi, India
E-mail: [email protected]

1. Proces voor nieuwe LEI aanvragen, LEI verlengen en LEI overdragen

1.1. Om een nieuwe LEI-code aan te vragen, een bestaande LEI-code te verlengen of een LEI-code in beheer van LEI Register België over te dragen dient de aanvrager het relevante aanvraagformulier in te vullen, de gegevens door te sturen en voor de dienst te betalen via creditcard, PayPal of bankoverschrijving.

1.2. De aanvrager gaat ermee akkoord dat hij bij het indienen van het formulier de algemene voorwaarden van LEI Register België accepteert. De aanvrager bevestigt dat de ingediende gegevens correct zijn en dat zij de volledige bevoegdheid heeft om namens de rechtspersoon (klant) een LEI-code aan te vragen. De aanvrager is zich ervan bewust dat contactgegevens kunnen worden gedeeld met de Local Operating Unit (LOU).

1.3. De aanvrager is zich ervan bewust en stemt ermee in om LEI Register België alle rechten te geven om namens hem de algemene voorwaarden van de geselecteerde LOU te ondertekenen. U vindt de servicevoorwaarden van RapidLEI hier. De servicevoorwaarden van de verschillende LOU’s lijken erg op elkaar, omdat ze allemaal de richtlijnen van de Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) volgen.

1.4. De aanvrager geeft alle rechten aan LEI Register België om namens hem de LEI van de rechtspersoon te beheren. Een aanvrager van een nieuwe LEI geeft alle rechten aan LEI Register België om namens de rechtspersoon een LEI-code aan te vragen. Een aanvrager van een LEI-verlenging geeft alle rechten aan LEI Register België om namens de rechtspersoon een LEI te verlengen. Een aanvrager van een LEI-overdracht geeft alle rechten aan LEI Register België om de LEI in beheer van LEI Register België over te dragen.

1.5. Een aanvrager van een LEI-overdracht is zich ervan bewust dat een LEI-overdracht een wijziging van LOU met zich meebrengt/kan meebrengen. Als een aanvrager van een LEI-verlenging een aanvraag indient bij LEI Register België om een LEI-code te verlengen dat niet bij hen in beheer is, dan moet de LEI worden overgedragen naar het beheer van LEI Register België. De LEI kan worden overgedragen voordat de LEI wordt verlengd of tijdens het LEI-verlengingsproces. LEI Register België kan een LEI-code die niet bij hen in beheer is niet verlengen.

1.6. Een LEI in beheer van LEI Register België kan slechts 60 dagen voordat deze verloopt worden verlengd. Als de klant echter een LEI die wordt beheerd door een andere serviceprovider dan LEI Register België overdraagt en verlengd, en als de “volgende verlengingsdatum” van de LEI meer dan 60 dagen in de toekomst ligt, kunnen er dagen van de verlengingsperiode van de LEI verloren gaan.

1.7. LEI Register België begint met het LEI-registratie-, verlengings- en/of overdrachtsproces nadat ze de aanvraag en bevestiging van de betaling hebben ontvangen.

1.8. De aanvrager is zich ervan bewust dat hij gevraagd kan worden om een Machtigingsbrief (volmacht) of een ander soort bewijs voor te leggen waaruit blijkt dat de aanvrager bevoegd is om namens de rechtspersoon een LEI aan te vragen.

1.8.1. Alleen de aangewezen ondertekenaars kunnen de machtigingsbrief of volmacht onder eigen naam ondertekenen. De aanvrager is zich ervan bewust dat het zich voordoen als een gemachtigde ondertekenaar verboden is en dat dit wordt aangemerkt als identiteitsfraude.

1.9. De aanvrager is zich ervan bewust dat er contact met hen kan worden opgenomen om aanvullende documenten te verstrekken. Zo kan LEI Register België vragen om documenten waaruit de registratie van de rechtspersoon blijkt, documenten waaruit blijkt wie de gemachtigde vertegenwoordigers van de rechtspersoon zijn, documenten waaruit de oprichtingsdatum van de rechtspersoon blijkt of documenten waaruit blijkt wanneer de gegevens van de rechtspersoon zijn gewijzigd.

1.10. De aanvrager is zich ervan bewust dat indien de rechtspersoon een direct en/of ultiem moederbedrijf heeft die een meerderheidsbelang bezit (meestal >50%) en de jaarrekening van de dochteronderneming consolideert, deze verplicht is om gegevens over het moederbedrijf (niveau 2-gegevens) te melden. Indien de rechtspersoon geen moederbedrijven heeft of deze niet kan rapporteren, zal het nodig zijn om een reden aan te geven voor het niet verstrekken van gegevens over het moederbedrijf (niveau 2) door te kiezen voor een uitzonderingsrapportage.

1.10.1.  LEI Register België kan contact opnemen met de aanvrager om aanvullende documenten te verstrekken ter verificatie van de consolidatie.

1.11. De aanvrager is zich ervan bewust dat als de rechtspersoon een internationale afdeling is, de aanvrager verplicht is de LEI-code van het hoofdkantoor te vermelden. Als ze de LEI-code van het hoofdkantoor niet verstrekken, kan LEI Register België niet doorgaan met de LEI-aanvraag. De LEI-code van het hoofdkantoor moet de status ISSUED (uitgegeven) hebben.

1.12. De aanvrager is zich ervan bewust dat indien de rechtspersoon een fonds is, LEI Register België informatie kan opvragen over fondsrelaties (fondsbeheerentiteit, overkoepelend fonds van een subfonds en/of masterfonds van een feederfonds).

1.12.1. LEI Register België kan contact opnemen met de aanvrager om aanvullende documenten te verstrekken ter verificatie van de fondsrelatie(s).

1.12.2. Om een relatie te rapporteren is een LEI vereist van de fondsbeheerentiteit, het overkoepelend fonds en het masterfonds.

1.13. De LEI-code wordt zo spoedig mogelijk verstrekt. In 90% van de gevallen worden nieuwe LEI-codes binnen 1-3 uur verstrekt. Het valideren van relatiegegevens tussen moederbedrijf en fonds kan tot 48 uur in beslag nemen. LEI-verlengingen en -overdrachten kunnen tot 7 dagen duren. Als er problemen optreden met de gegevensvalidatie, of in andere bijzondere gevallen, kunnen de verwerkingstijden langer duren dan normaal.

1.14. Zodra het proces is voltooid, ontvangt de aanvrager een bevestigingsmail met de factuur op het e-mailadres dat is opgegeven tijdens de LEI-aanvraag.

1.15. De aanvrager is zich ervan bewust en stemt ermee in dat zodra hij de aanvraag heeft ingediend en de algemene voorwaarden heeft aanvaard, de aanvraag als definitief zal worden beschouwd. Zodra LEI Register België de overdrachtsaanvraag heeft ontvangen, kan deze niet meer worden ingetrokken. Zodra LEI Register België een betalingsbevestiging heeft ontvangen voor een nieuwe LEI, LEI-verlenging of verlengings- en overdrachtsaanvraag, kan de aanvraag niet meer worden ingetrokken. Als de aanvrager voldoende informatie heeft verstrekt om de LEI-aanvraag te verwerken, kan het proces niet worden gestopt en wordt de LEI uitgegeven.

1.16. De aanvrager is zich ervan bewust dat indien hij de gevraagde informatie, met inbegrip van alle bovengenoemde informatieverzoeken, niet verstrekt, LEI Register België en het betrokken LOU zich naar behoren zullen inspannen om de LEI-aanvraag te voltooien. Dit kan ertoe leiden dat de gegevens over het moederbedrijf (niveau 2) als niet-openbaar worden aangemerkt of dat de gegevens over de fondsrelatie niet worden gepubliceerd. Indien de LEI echter niet kan worden uitgegeven, verlengd en/of overgedragen als gevolg van het feit dat de aanvrager de gevraagde informatie niet heeft verstrekt, zijn LEI Register België en de relevante LOU niet aansprakelijk voor eventuele LEI-gerelateerde schade.

1.17. De aanvrager is zich ervan bewust dat zodra een LEI-code is uitgegeven, de LEI en de LEI-gerelateerde referentiegegevens van de rechtspersoon zullen worden gepubliceerd op de website van de GLEIF en LEI Register België. Zodra een LEI is uitgegeven, kan deze niet worden verwijderd of overgedragen aan een andere rechtspersoon.

1.18. LEI Register België stuurt 60 dagen voordat een LEI moet worden verlengd (d.w.z. 60 dagen voor de betaalde vervaldatum) een e-mail en/of SMS naar het opgegeven e-mailadres en/of contactnummer.

2. Meerjarige contracten en automatische verlengingen

2.1. Voor het gemak van klanten biedt LEI Register België de mogelijkheid om de verlengingskosten tot 5 jaar vooruit te betalen.

2.1.2. Als de klant de LEI-verlengingsservice voor meerdere jaren heeft gekocht, dekt LEI Register België de verlengingskosten voor de gekochte periode.

2.1.3. Als de klant een verlenging voor meerdere jaren van zijn LEI heeft besteld (bv. een LEI voor 5 jaar) bij LEI Register België en tijdens de vooruitbetaalde periode de LEI overdraagt aan een andere dienstverlener, wordt het meerjarencontract automatisch geannuleerd.

2.2. Ongeacht of de klant de verlengingsservice voor meerdere jaren (2-5) heeft gekocht, worden de LEI-gegevens jaarlijks bijgewerkt. Daarom is de “volgende verlengingsdatum” in de GLEIF-database gewoonlijk het tijdstip van LEI-uitgifte/laatste verlenging plus 365 dagen, maar nooit meer dan 425 dagen in de toekomst.

2.3. Een klant kan ervoor kiezen om de LEI automatisch te laten verlengen.

2.3.1. Als een klant heeft gekozen voor automatische jaarlijkse verlenging van de LEI, worden zij 60 dagen voor het einde van hun contract in rekening gebracht. De betaling wordt afgeschreven van dezelfde rekening als die waarmee de eerste betaling is gemaakt.

2.3.2. Klanten worden per e-mail op de hoogte gebracht van de aanstaande automatische verlenging. Ze hebben een periode van 5 dagen om wijzigingen in hun LEI-gegevens door te geven voor het geval er iets moet worden bijgewerkt of om de automatische verlenging van hun LEI te annuleren. Na de periode van 5 dagen start LEI Register België het verlengingsproces. Zodra het verlengingsproces is voltooid, ontvangt de klant een laatste bevestigingsmail met de uiteindelijke factuur voor de verlengingsservice. Als de LEI eenmaal is verlengd, kan de verlenging niet meer worden teruggedraaid.

2.4. LEI Register België heeft het volledige recht om de LEI-code van de rechtspersoon te verlengen en referentiegegevens in de GLEIF-database bij te werken via de relevante LOU.

2.4.1. Als de rechtspersoon geregistreerd is, hebben LEI Register België en de relevante LOU het recht om de referentiegegevens van de rechtspersoon bij te werken op basis van het relevante register.

2.4.2. Als de gegevens van de rechtspersoon niet kunnen worden geverifieerd aan de hand van een register, zullen LEI Register België en de relevante LOU redelijke inspanningen leveren om de LEI te verlengen op basis van de bestaande gegevens. Dit kan inhouden dat de gegevens van het moederbedrijf (niveau 2) op niet-openbaar worden of dat fondsrelatiegegevens niet worden gerapporteerd.

2.4.3. De klant stemt ermee in om LEI Register België op de hoogte te stellen in het geval er een wijziging is opgetreden in gegevens die niet kunnen worden gevalideerd uit openbare registers en om de relevante bijgewerkte informatie te verstrekken.

2.4.4. LEI Register België kan contact opnemen met de klant met de vraag om bijgewerkte informatie en/of documenten te verstrekken (bijv. bijgewerkte geconsolideerde rekeningen, een uitzonderingsrapportage, een machtigingsbrief, een machtigingsbewijs of andere gegevens).

2.4.5. Als de klant de gevraagde informatie en/of documenten niet verstrekt, kan de LEI niet worden verlengd. Indien, als gevolg van het feit dat de klant de gevraagde informatie niet heeft verstrekt, de LEI niet wordt verlengd, zijn LEI Register België en de relevante LOU niet verantwoordelijk voor eventuele LEI-gerelateerde schade. Als de klant de gevraagde informatie niet binnen 60 dagen verstrekt, heeft LEI Register België het recht om het contract te annuleren.

3. Fast-track service

3.1. Fast-track-service is alleen beschikbaar voor nieuwe LEI-klanten. Fast-track ondersteunt bij het Kruispuntbank van Ondernemingen geregistreerde rechtspersonen die geen gegegevens over het moederbedrijf (niveau 2) of fondsrelatiegegevens hebben of rapporteren. Als de klant in aanmerking komt voor Fast-track dan zal het Fast-track selectievakje worden weergegeven op de pagina Afrekenen.

3.2. Als het Fast-track selectievakje niet wordt weergegeven op de pagina Afrekenen, hebben we geen overeenkomst gevonden tussen het registratienummer van de rechtspersoon en de database van het Kruispuntbank van Ondernemingen of zijn er in de aanvraag relatiegegevens vermeld. In dat geval wordt de LEI-aanvraag behandeld als een normale aanvraag.

3.3. LEI Register België garandeert een nieuwe LEI in 3 uur voor Fast-track klanten.

3.4. LEI Register België zal redelijke inspanningen leveren om de LEI binnen het beloofde tijdsbestek te verstrekken.

4. LEI-Certificaat/-tag

4.1. Een LEI-Certificaat en Tag en een gedrukte versie van het Certificaat kunnen worden toegevoegd aan de bestelling op de pagina Afrekenen of apart worden gekocht nadat de LEI-gegevens op deze website zijn gepubliceerd. Het LEI-Certificaat en Tag en een papieren versie van het Certificaat kunnen afzonderlijk worden gekocht door te zoeken naar de LEI-code onder de sectie “LEI-certificaat en -tag” van deze website.

4.2. LEI Register België zal de gedrukte versie van het Certificaat binnen 7 werkdagen opsturen. De gedrukte versie wordt naar het juridische adres van de rechtspersoon gestuurd.

4.3. LEI Register België behoudt het recht om geen nieuwe gedrukte versie te versturen en/of geen restitutie te geven als de klant onjuiste gegevens heeft verstrekt of als de klant de levering niet accepteert.

5. Kosten

5.1. De prijzen voor het bestellen van een nieuwe LEI, het overdragen van een LEI of het verlengen van een LEI zijn te vinden in de sectie “LEI Kosten” op deze webpagina. De prijs voor een nieuwe LEI-code is inclusief de eerste registratie van een LEI en de jaarlijkse verlenging van de LEI voor de gekozen periode. De prijs voor het verlengen van een bestaande LEI-code is inclusief de jaarlijkse verlenging van de LEI voor de gekozen periode. De overdracht van een LEI is gratis indien nodig.

5.2. De aangegeven prijs is inclusief de GLEIF-tarief.

5.3. De prijzen zijn exclusief BTW. De BTW is 0% in geval van een geldig EU BTW-nummer. Het BTW-nummer wordt automatisch gevalideerd met de VIES-database. De BTW bedraagt 21% in geval van een ongeldig of geen BTW-nummer, BTW wordt toegevoegd volgens het EU OSS-schema.

5.4. De aanvrager kan tegen een meerprijs kiezen voor aanvullende diensten.

5.4.1. Het toevoegen van gegevens over moederbedrijven kost € 10 per moederbedrijf per jaar.

5.4.2. Het valideren van fondsgegevens kost € 10 per jaar.

5.4.3. Als de Fast-track service is geselecteerd tijdens het afrekenen, wordt een toeslag van € 25 in rekening gebracht.

5.4.4. De prijzen voor het LEI-Certificaat en Tag en gedrukte versie van het Certificaat vindt u in het gedeelte “LEI-certificaat en -tag” van deze website.

6. Restitutiebeleid

6.1. Neem contact op met [email protected] om restitutie aan te vragen. Restitutie- en annuleringsverzoeken kunnen ook worden gestuurd naar Uus 21-2, 10111, Tallinn, Estland.

6.2. Restituties worden binnen 7 dagen uitgevoerd. Houd er rekening mee dat de restitutietijden per bank verschillen. Het kan tot 30 dagen duren voordat de restitutie wordt ontvangen.

6.3. LEI Register België heeft het recht om een restitutievergoeding van € 30 per restitutie in rekening te brengen.

6.4. De klant heeft het recht om restitutie te vragen als zij niet voldoen aan een van de voorwaarden vermeld in punt 6.5.

6.5. LEI Register België heeft het recht om restitutie te weigeren als:

6.5.1. De aanvraag is als definitief beschouwd.

6.5.2. De automatische verlenging van een LEI is voltooid.

6.5.3. De klant heeft een meerjarige verlenging van de LEI besteld (bijvoorbeeld een LEI van 5 jaar) en ontdekt later dat zij geen actieve LEI meer nodig hebben.

6.5.4. De klant draagt de LEI over aan een andere dienstverlener voor het einde van zijn vooruitbetaalde verlengingsperiode.

6.5.5. Er gaan dagen van de verlengingsperiode van de LEI verloren, omdat de klant een LEI overdraagt en verlengt die wordt beheerd door een andere dienstverlener dan LEI Register België en de “volgende verlengingsdatum” van de LEI verder dan 60 dagen ligt.

6.5.6. Dagen van de verlengingsperiode van de LEI van een internationale vestiging gaan verloren omdat de LEI van het hoofdkantoor een LAPSED (vervallen) status heeft verkregen waarna de LEI van het internationale filiaal ook op LAPSED (vervallen) status is gezet.

6.5.7. Een LEI kan niet worden uitgegeven, verlengd of overgedragen als de klant de vereiste informatie niet in de loop van 60 dagen heeft verstrekt. De vereiste informatie kan betrekking hebben op, maar is niet beperkt tot:

  • een Machtigingsbrief
  • bewijs van machtiging
  • documenten waaruit blijkt wie de gemachtigde vertegenwoordigers van de rechtspersoon zijn
  • documenten waaruit de oprichtingsdatum van de rechtspersoon blijkt
  • documenten waaruit blijkt wanneer er wijzigingen in de gegevens van de rechtspersoon zijn aangebracht
  • documenten om consolidatie- of fondsrelaties te verifiëren
    de LEI van het hoofdkantoor of overkoepelend fonds
  • registratiedocumenten
  • alle andere documenten/informatie met betrekking tot de rechtspersoon.

6.5.8. Na validatie van de verstrekte gegevens over het moederbedrijf (niveau 2) wordt duidelijk dat ten minste één van de moederbedrijven niet consolideert.

6.5.9. De klant accepteert de levering van de gedrukte versie van zijn LEI-certificaat niet of in het geval zij onjuiste gegevens hebben verstrekt.

6.6. De terugbetalingsperiode zoals beschreven in het GLEIF RA Governance Framework zal op passende wijze worden gerespecteerd.

7. Toepasselijk recht

7.1. Deze overeenkomst en eventuele geschillen, of vorderingen (inclusief niet-contractuele geschillen of vorderingen) die hieruit voortvloeien of in verband met deze overeenkomst of het onderwerp van deze overeenkomst of haar formatie, worden beoordeeld en geïnterpreteerd door de wetten van Engeland en Wales.

8. Inschakelen van externe dienstverleners, bedrijfsontwikkeling en marketingsamenwerking

8.1. Inschakelen van externe serviceproviders

Om u de best mogelijke gebruikerservaring en een hoge kwaliteit van diensten te bieden, kan LEI Register in bepaalde gevallen een beroep doen op externe dienstverleners voor de levering van haar diensten (d.w.z. outsourcing). Dit omvat bijvoorbeeld webhosting, communicatiediensten en andere functies die onlosmakelijk verbonden zijn met de levering van de diensten van LEI Register.

Externe dienstverleners kunnen bijvoorbeeld worden ingeschakeld voor het leveren van het volgende:

· Website hostingdiensten: voor het onderhouden en hosten van ons online platform;

· Enquête- en feedbacktools: om feedback van klanten te verzamelen en voor marktonderzoek;

· Betalingsverwerkingsdiensten: om beveiligde betalingstransacties te verwerken;

· Communicatiediensten: om communicatiekanalen voor klanten te beheren, zoals e-mail en berichtendiensten.

8.2. Toegang tot gegevens door externe serviceproviders

Om hun diensten te kunnen verlenen, kunnen externe dienstverleners toegang nodig hebben tot bepaalde gegevens die u aan ons hebt verstrekt. Deze gegevens kunnen bedrijfsgegevens, gebruiksgegevens en andere informatie bevatten die ze nodig hebben om hun diensten uit te voeren. De toegang tot gegevens die aan deze externe dienstverleners wordt verleend, is strikt beperkt tot de gegevens die nodig zijn om hun diensten uit te voeren en is onderworpen aan ons privacybeleid en de toepasselijke wetgeving.

8.3. Samenwerking op het gebied van bedrijfsontwikkeling en marketing

Naast de hierboven beschreven uitbestedingsactiviteiten kan LEI Register contactgegevens van klanten (bedrijfsnaam, registratiecode, naam van de vertegenwoordiger en/of andere contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer) die door de klant aan LEI Register zijn verstrekt, doorgeven aan andere dienstverleners voor doeleinden die verband houden met bedrijfsontwikkeling en marketingsamenwerking en om ervoor te zorgen dat klanten zo goed mogelijk worden geïnformeerd over diensten die mogelijk interessant voor hen zijn.

8.4 Rechtstreekse communicatie met klanten

Tijdens het plannen en leveren van diensten kunnen zich situaties voordoen waarin de dienstverleners, waarnaar wordt verwezen in Clausule 8.1 en 8.3, rechtstreeks contact moeten opnemen met de klant om onze diensten te kunnen leveren of om belangrijke informatie met betrekking tot hun eigen diensten door te geven. Deze rechtstreekse communicatie kan plaatsvinden via verschillende kanalen, zoals telefoon, e-mail of andere communicatiemiddelen. Klanten kunnen bijvoorbeeld worden benaderd door aanbieders van platformdiensten om diensten met betrekking tot hun platform voor te stellen.

8.5. Privacy en beveiliging

We zetten ons in om de hoogste normen inzake privacy en de beveiliging van gegevens te handhaven. Alle externe serviceproviders worden grondig gescreend en zijn gebonden aan vertrouwelijkheidsovereenkomsten en een privacybeleid dat in overeenstemming is met onze bedrijfsnormen en wettelijke vereisten. De partners waarmee we samenwerken in het kader van bedrijfsontwikkeling en marketingsamenwerking zijn ook onderworpen aan hoge gegevensbeschermingsnormen, die verder worden beschreven in ons Privacybeleid en het privacybeleid van de respectievelijke dienstverleners.

8.6. Uw geïnformeerde toestemming

Door gebruik te maken van de diensten van LEI Register, gaat de klant akkoord met de overdracht van gegevens die door de klant aan onze externe dienstverleners en samenwerkingspartners werden verstrekt, voor de doeleinden en op de manier die hierboven wordt beschreven, onder voorbehoud van de principes, vereisten en beperkingen vermeld in de hoofdstukken 8.1.-8.5.

Eindvoorwaarden

De klant is volledig verantwoordelijk voor elke aan de LEI-code gerelateerde activiteit die verband houdt met de rechtspersoon die zij vertegenwoordigen. LEI Register België is op geen enkele manier verantwoordelijk voor mogelijke schade gerelateerd aan LEI’s.

LEI Register België treedt op als LEI-registratieagent in naam van de klant en werkt samen met de door GLEIF geaccrediteerde LOU’s om LEI’s voor hun klanten te bestellen, te verlengen, over te dragen en bij te werken.

LEI Register behoudt zich het recht voor om op elk moment wijzigingen aan te brengen aan de Algemene Voorwaarden. Een document met de huidige Algemene Voorwaarden kunt u vinden op de website van LEI Register België: https://nl.leicode.be